Visa merupakan kebutuhan wajib yang harus dipenuhi sebelum keberangkatan. Seringkali kita bingung apa saja dokumen yang harus dikumpulkan. Berikut ini merupakan panduan umum dalam proses pembuatan visa untuk student.

Prosedur pembuatan visa student secara garis besar adalah sebagai berikut:

1. Baca terlebih dahulu semua prosedur di website resmi pemerintah Denmark untuk pembuatan visa

https://www.nyidanmark.dk/en-us/coming_to_dk/studies/how_to_apply.htm

2. Membuat dan membayar case order ID

https://www.nyidanmark.dk/en-us/coming_to_dk/fee/Payment/SBOrderID

Jumlah yang harus dibayar 1.845 DKK atau sekitar Rp 3.500.000 (Harga per 23 Desember 2016)

3. Mengumpulkan berkas-berkas yang diperlukan, seperti:

• Formulir ST1 (Student, University Student), atau PHD1 (PhD student) yang sudah dilengkapi oleh Universitas (lengkap dengan cap dan atau tandatangan) dan Anda sendiri*
• Fotokopi passport (semua halaman)
• Pas Foto ukuran 3.5 x 4.5 cm (Standar Visa Eropa) 1 lembar
• Kuitansi pembayaran case order ID
• Berkas pernyataan sudah diterima di Kampus X / LOA / Invitasi dari supervisor
• Berkas pernyataan dari pihak kampus bahwa sudah membayar uang kuliah / pernyataan pembayaran dari penyandang dana (beasiswa)
• Bukti yang menyatakan dapat membiayai diri sendiri** ketika di Denmark atau surat pernyataan dari penyandang dana (beasiswa)

Dokumen pendukung lainnya, misal:

• Score report kemampuan berbahasa Inggris IELTS atau TOEFL
• Legalisir ijazah dan transkrip S1 (dan S2 jika PhD) dalam bahasa Inggris
• Fotokopi akta lahir dalam bahasa Inggris
• Fotokopi kartu keluarga

*= jika Anda belum menerima formulir ini dari pihak universitas, harap hubungi langsung pihak universitas Anda segera

**= jika Anda membiayai perkuliahan Anda secara mandiri, Anda harus print rekening koran / aktivitas perbankan Anda selama 3-6 bulan terakhir.  Anda juga harus mendapatkan surat pernyataan dari Bank tersebut bahwa aktivitas perbankan Anda selama beberapa bulan terakhir sehat, dan jumlahnya dapat mencukupi kebutuhan kehidupan Anda selama hidup di Denmark

Perhitungan untuk biaya hidup minimal adalah sebagai berikut:

You must document that you have at your disposal an amount equivalent to Danish student grants (SU) for the period of time covered by your residence permit, with 12 months being the maximum requirement. The monthly amount (2016 level) is DKK 5,941, making the maximum required amount 12 x 5,941 = DKK 71,292 (Sumber: nyidanmark.dk)

Artinya, setiap bulan Anda harus menyanggupi untuk membiayai diri Anda sebanyak DKK 5.941 atau setara dengan Rp 11.300.000 (Data per 23 Desember 2016) per bulannya. Jumlah maksimal uang yang tertulis di surat pernyataan maksimal untuk 12 bulan atau tidak lebih dari Rp 135.600.000.

Anda tidak harus menaruh uang sebanyak itu ketika Anda ingin mengajukan visa. Cukup separuh atau sepertiganya saja. Dikhawatirkan jika menaruh uang terlalu banyak, Anda bisa dicurigai ingin membuka bisnis secara ilegal di Denmark yang mengakibatkan visa Anda bisa gagal terbit.

4. Mendatangi VFS Global di Mall Kuningan City

Jangan lupa untuk membawa seluruh dokumen  yang sudah diletakkan dalam satu map rapih.

Di VFS Global, Anda akan mengambil nomer antrean dan menunggu untuk dipanggil. Harus bersabar karena antreannya biasa panjang sekali, apalagi saat peak season menjelang libur kenaikan kelas.

Setelah dipanggil, berikan semua dokumen yang nanti akan dicek kembali oleh petugas. Ada biaya yang harus dibayar lagi untuk biaya VFS dengan rincian:

Rp 2.870.000 untuk service fee
Rp 390.000 untuk logistic fee
TOTAL Rp 3.260.000 (Harga per 23 Desember 2016)

Setelah menyerahkan dokumen dan membayar biaya yang diperlukan, Anda harus menunggu lagi untuk input data biometrik. Setelah selesai, dokumen Anda akan diproses dalam kurun waktu maksimal 2 bulan. Jika Anda ragu, silahkan tanyakan ke pihak Kedutaan Denmark di Indonesia.

Tips:

Ada baiknya jika seluruh dokumen-dokumen pendukung sudah disiapkan dalam Bahasa Inggris.

Mengapa harus begitu?
Dalam proses pembuatan visa, pihak VFS harus mengirimkan seluruh dokumen tersebut ke Kementerian Imigrasi di Denmark.
Ada kabar bahwa pihak VFS juga harus mentranslate semua dokumen-dokumen tersebut menjadi Bahasa Inggris terlebih dahulu sebelum dikirim ke Denmark. Makin banyak dokumen Anda yang harus ditranslate oleh mereka, makin lama pula dokumen Anda diproses. Konsekuensinya, makin lama pula visa Anda akan diterbitkan.

Sebaiknya, berikan jarak waktu yang cukup antara hari keberangkatan Anda dengan hari ketika Anda submit dokumen pengajuan visa. Sebisa mungkin sebelum visa Anda diterbitkan, pembelian tiket pesawat dan akomodasi sementara ditahan dulu.

Mengapa harus begitu?
2 tahun terakhir ini, database Keiimigrasian Denmark sempat down yang menyebabkan data-data hilang dan harus terjadi pengunduran jadwal. Bukan bermaksud untuk menakut-nakuti, tapi 2 tahun terakhir memang begitu kejadiannya. Permintaan pengajuan visa yang banyak dalam waktu bersamaan sempat membuat database menjadi sangat lambat. Akibatnya, waktu proses penerbitan visa menjadi sangat lama, dan dampaknya global tidak hanya untuk pengaju visa dari Indonesia saja.

Kejadian terparah, ada beberapa rekan PPI Denmark yang sudah mengajukan permintaan visa jauh hari dan ketika sudah lewat 2 bulan belum terbit pula visanya, akibatnya terlambat masuk kuliah. Bahkan ada juga yang tiket pesawatnya hangus karena visanya baru terbit sehari setelah tanggal keberangkatan dan uang akomodasi sementara di AirBnB hangus karena belum tiba di Denmark.

Jangan lupa miliki cadangan dokumen-dokumen tersebut setidaknya 1 rangkap yang Anda simpan sendiri.

Mengapa harus begitu?
Kadang dokumennya suka terselip entah dimana.
Memang terlihat sepele dan terdengar tidak profesional, tapi hal itu sering terjadi lho. Maka dari itu, sebagai tindakan preventif dan agar tidak menguras emosi (dan sebagai peringatan juga agar Anda tidak kaget), selalu sediakan cadangan dokumen 1 rangkap.